Planner / Backoffice Medewerker

Een nieuwe dag, een nieuwe puzzel. Diverse regelzaken roepen om afhandeling. Op het programma van vandaag: trainingen inplannen op verschillende locaties zowel voor theorie en praktijk en daarbij de administratieve gegevens verwerken. Je houdt hierbij rekening met de complexiteit van de benodigde trainingslocaties en inzetbaarheid van de verschillende trainers en plant dit uiteraard zodanig dat er een optimale planning ontstaat voor Inrush, klanten en trainers. Natuurlijk komen er vandaag onvoorziene taken tussendoor en ben je daarnaast de binnenkomende telefoontjes en mailtjes aan het beantwoorden. Maar een bevlogen en resultaatgerichte planner als jij krijgt energie van improviseren. Dus, aan de slag!

Wat ga jij doen

Jij gaat voor één van onze entiteiten aan de slag, namelijk Normec Inrush. Terwijl je eerste kop koffie langzaam koud begint te worden, heb je al heel wat werk verzet. Maar er is nog genoeg te doen. Want zojuist belt een klant met de vraag of de training, die na veel heen en weer gebel en ge-mail is ingepland, toch verzet kan worden. Natuurlijk denk je binnen de mogelijkheden mee wat je hierin kan betekenen. Dienst verlenen is jouw tweede natuur. Je duikt in de planning en kijkt wat er mogelijk is in de volle agenda van trainingslocaties en trainers. Jij bent namelijk de schakel tussen Inrush, haar trainers en onze klanten. Hierbij hou je rekening met de mogelijkheden op de verschillende trainingslocaties, verlies je niet uit het oog dat reisafstanden van klanten en trainers werkbaar moeten blijven. Je overlegt even met een collega-planner over deze puzzel en beiden zien jullie enkele schuifmogelijkheden of oplossingen. Gelukt! Je mailt de klant om door te geven wanneer de afspraak plaatsvindt en krijgt prompt een bedankje voor jouw snelle schakelen.

Je ziet tijd om even met een andere collega van gedachten te wisselen over de stroomlijning van het interne proces. Volgens jou kan dat efficiënter. Zij deelt die mening en is enthousiast over jouw oplossing. Je maakt een notitie om dit later in het wekelijks overleg te bespreken.

En dóór met het inplannen van de volgende tien trainingen. Terwijl je daarmee bezig bent staat de telefoon niet stil. Je beantwoordt de inkomende belletjes vriendelijk en efficiënt en kijkt ondertussen met een schuin oog naar het planningsschema op je beeldscherm. Je denkt graag mee met de klant. Je zoekt, vindt en vult de trainingslocaties zo efficiënt mogelijk. Het lukt inderdaad om alle trainingen goed in te plannen. Yes, ook weer gelukt!

Als je op de klok kijkt zie je dat het alweer bijna 17.00 uur is. Niet te geloven, de dag is voorbij gevlogen. Met een tevreden gevoel ruim je je bureau op, zodat jou morgenochtend niets in de weg staat om een nieuwe puzzel op te lossen. Je kijkt er nu al naar uit.